Vrijwel iedereen die werkt voor een werkgever, wacht met smart op het salaris dat ze verdiend hebben. Als werkgever is het dus verstandig om fouten in de administratie te minimaliseren en een goede structuur te hanteren die kan helpen bij het runnen van je bedrijf. Het correct beheren van de salarisadministratie is een cruciaal onderdeel van een groeiende organisatie, maar naarmate een bedrijf zich verder ontwikkelt, neemt het aantal werknemers meestal ook toe en worden de salarisadministratieve zaken steeds complexer. Dit maakt het van vitaal belang om aan de slag te gaan met effectieve en schaalbare oplossingen die kunnen voldoen aan de evoluerende behoeften van de organisatie.

1. Bereid het team voor op groei

Als het aankomt op personeelsadministratie, is het belangrijk dat iedereen van je bedrijf op de hoogte wordt gesteld van de ontwikkelen. Wanneer er nieuwe administratiemogelijkheden worden geïmplementeerd, wil je er natuurlijk zeker van zijn dat je team ook weet hoe ze hierbij te werk moeten gaan.  Zorg er daarom voor om een kennisbank op te stellen die de administratieve zaken nauwkeurig beschrijft, zodat werknemers gemakkelijk kunnen terugvallen op essentiële informatie zonder de bedrijfsvoortgang aan te tasten. Dat is efficiënt en schaalbaar. 

2. De HR-administratie Uitbesteden

Een andere optie voor groeiende bedrijven is de salarisadministratie uitbesteden. Door het administratiewerk over te laten aan de specialisten, kunnen jouw interne teams zich volledig concentreren op de kernactiviteiten van de organisatie en vitale groeikansen optimaal benutten.

De uitbesteding van de administratieve zaken houdt in dat externe experts de verantwoordelijkheid nemen voor onder andere het nauwkeurig verwerken van de salarissen, het afhandelen van belastingaangiften en het voldoen aan de wettelijke vereisten. Dit vermindert niet alleen de druk op jouw werknemers, maar verzekert ook dat de salarisadministratie op tijd en accuraat wordt afgehandeld.

Een ander bijkomend voordeel van het uitbesteden van de administratieve aspecten, is dat je als organisatie kan profiteren van de kennis en expertise van professionals op dit specifieke gebied. Externe HR-experts kunnen advies en begeleiding bieden bij complexe zaken zoals belastingwetgeving en sociale premies, waardoor de kansen op administratieve chaos en rompslomp zoveel mogelijk worden geminimaliseerd. 

3. Personeelsadministratieondersteuning van Apployed

Misschien wel een van de belangrijkste uitdagingen bij het beheren van de administratie van een groeiende organisatie, is het waarborgen van efficiëntie en schaalbaarheid. Hier komt personeelsadministratie software van Apployed goed van pas. De softwaretools van Apployed zijn een alles-in-één oplossing voor de administratieve zaken, waarmee bedrijven onder andere loonlijsten, belastingaangiften, arbeidscontracten en andere administratieve taken kunnen beheren en automatiseren. Kortom, met Apployed kunnen bedrijven in groei en bloei profiteren van automatisering en gestroomlijnde processen! 

De salarisadministratie is een maandelijks terugkerende taak die zeer secuur moet gebeuren en daarom veel tijd in beslag kan nemen. Door de juiste loonadministratie software te gebruiken, die is uitgerust met handige tools, kun je zowel tijd als kosten besparen. In dit artikel vertellen we hoe je zelf de juiste software uitkiest.

 

Tijd besparen door te automatiseren

Wanneer je de loonadministratie handmatig verwerkt, is het proces gevoelig voor fouten en kan het veel tijd in beslag nemen. Je kunt het jezelf een stuk makkelijker maken door dit werkproces te automatiseren en digitaliseren.

 

Wanneer je loonadministratie software aanschaft, krijg je de mogelijkheid om slimmer en sneller mutaties te verwerken, berekeningen te maken van bruto naar netto-loon en kun je snel de loonstrookkosten inzien. Doordat het verwerken wordt geautomatiseerd, krijg jij een controlerende rol waarbij je volledig inzicht in de gegevens hebt.

 

Maak werknemers verantwoordelijk voor delen van het proces

“Kan ik een kopie van mijn loonstrook ontvangen?”

“Ik ben verhuisd en wil een adreswijziging doorgeven”

“Ik wil verlof aanvragen”

 

Als HR-medewerker komen deze vragen je vast bekend voor, wellicht hoor je ze zelfs wekelijks. Om je hierin te ondersteunen en kostbare tijd te besparen, ga je op zoek naar een pakket met MSS en ESS software. MSS – Management Self Service – en ESS – Employee Self Service – geeft jouw werknemers de mogelijkheid om zelf belangrijke HR-taken te regelen. Denk bijvoorbeeld aan een werknemersportaal waar ze zelf iedere maand hun loonstrook kunnen downloaden of waar ze de urenregistratie en verlofregistratie direct kunnen raadplegen en aanvragen. Een leidinggevende kan de aanvraag goedkeuren of management rapportages exporteren, zonder dat er tussenkomst van een HR-medewerker nodig is.

 

Sneller rekenen met handige tools

Ga je zelf overuren, vakantiegeld of gratificaties berekenen, dan kan dat soms erg ingewikkeld zijn. Hoe fijn is het dan als je een systeem hebt dat je helpt door middel van automatische berekeningen, die direct gekoppeld worden aan de personeelsgegevens in het systeem?

Een andere handige tool, waar niet alle softwarepakketten standaard over beschikken, is het aanmaken van een proforma loonstrook. Denk je er bijvoorbeeld over na om nieuwe werknemers aan te nemen of wil je graag weten hoe toekomstige beslissingen effect hebben op de loonkosten binnen de organisatie? Dan is een proforma omgeving een waardevolle tool, waarbij je kosteloos een digitale proforma loonstrook of preview gepresenteerd krijgt.

 

Koppel met andere systemen

De invoer en gegevens van de salarisadministratie hangen samen met een heleboel andere processen, zoals urenregistratie, ziekteregistratie, maar ook het daadwerkelijk uitbetalen van de salarissen. De juiste koppelingen tussen modules of andere software pakketten zorgen ervoor dat gegevens een-op-een worden geïmporteerd zodat deze niet handmatig en dubbel ingevoerd hoeven te worden. Door een financieel pakket te koppelen aan je bestaande HRM software kun je snel en eenvoudig bedragen overboeken zonder kostbare tijd te verliezen. De loonadministratie software van BCS biedt zelfs de mogelijkheid om het gehele proces automatisch op een datum naar keuze te laten plaatsvinden.

Goed leiderschap is de kern van de organisatie en tevens de fundering. Werknemers zijn een belangrijke schakel voor het succes dat het kan brengen maar door goed leiderschap te hanteren en mensen coachen waar nodig kun je een organisatie ontwikkelen die SMART is en die door te leunen op duidelijk gekaderde processen efficient te werk gaan. Een belangrijk onderdeel van leiderschap is Scrum. Door bepaalde kernwaardes te hanteren en taken via de scrum methode toe te passen veranderen werkzaamheden in sprints. Een korte sprint met duidelijke doelstellingen of een lange sprint met stepstones om naar toe te werken. Het fijne van diverse leiderschapsmethodes is dat ze al door veel bedrijven zijn toegepast en gefinetuned waardoor er veel kennis op de markt is. Een ander onderwerp binnen het succesvol leiderschap zijn de processen binnen de organisaties die geoptimaliseerd kunnen worden door een kwaliteitsmanagementsysteem. Veel voordelen bevat dit en veel processen kunnen hierdoor winstgevend worden. We hebben de voordelen van ISO 9001 van Eikcertificering gehaald. We vroegen hun eens uit te leggen wat we kunnen doen om een kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten die rendeert en die voor iedereen begrijpelijk zodat ze erachter staan en we de neuzen dezelfde kant op kunnen krijgen.

Tool voor de bedrijfsvoering

Een goede tool die handvaten biedt is dus belangrijk en dat iedereen weet wat er van ze verwacht wordt en hierdoor prettiger te werk kan gaan dus ook. Maar hoe organiseer je zoiets zonder dat je ze belast met extra werk of dat ze het gevoel krijgen een bureaucratische organisatie te worden met allerlei regels en werken volgens een vast stramien. Een vast stramien biedt structuur en duidelijkheid maar kan een organisatie ook doen verstarren. Zorg ervoor dat je dus een introductie geeft hoe jij het als leider voor je ziet en ze meeneemt in het proces. Zodra ze een aandeel hebben gehad in de verandering dan voelen ze ownership en zijn ze trots op hoe het nu gaat zijn.

Bron: Eikcertificering.nl

Een succesvolle onderneming kan alleen ontstaan met een sterke leider. Zij tonen leiderschap en zorgen ervoor dat ze een groep mensen naar het juiste doel leiden. Toch is leiderschap een relatief vaag begrip. Wij leggen je uit wat leiderschap is!

Goed leiderschap is meer dan managen

Leiderschap wordt vaak in verband gebracht met het management. Er zijn talloze managers die wel een team managen maar geen goed leiderschap vertonen. Goed leiderschap is namelijk meer dan mensen. Je inspireert mensen en samen zorg je ervoor dat je de doelen van de organisatie behaald. Wanneer alles geregeld is, maar je mist iets dan is het zeker weten leiderschap binnen de organisatie!

Met leiderschap inspireer je

Een goed leider inspireert en motiveert mensen om doelen te behalen. Dit kunnen niet alleen professionele doelen zijn, maar ook persoonlijke. Een goed leider zal je inspireren om meer te doen, meer te leren en hoe jouw doelen behaald kunnen worden op een realistisch termijn. Zorg er dus voor dat je werknemers niet alleen dromen, maar ook stappen ondernemen om doelen te behalen. Alleen door de combinatie van inspireren en ondernemen behaal je goed leiderschap.

Je bent meer dan een titel

Nederland kent honderden al dan niet duizenden functies, vaak benoemd met mooi jargon. Toch hoeft een titel niets te zeggen over jouw leiderschap. Er zijn ongetwijfeld talloze CEO’s die toch geen goed leiderschap vertonen, ondanks het feit dat ze wel ‘de baas’ zijn. Iedereen kan een leider zijn. Leraren, ouders, boekhouders en ga zo maar door kunnen goed leiderschap vertonen door hun leerlingen, kinderen of klanten te begeleiden in een traject. Een goed leider zal er dus voor zorgen dat iedereen voorruit komt en jullie samen werken aan een mooiere wereld.

Administratie en boekhouding, je moet ervan houden. Het is veel werk, maar het hoort er nou eenmaal bij. Wij helpen je graag een handje met wat tips voor het organiseren van je administratie. 

Wat moet je allemaal hebben en bewaren voor je administratie 

Mappen en mappen vol met papieren en dan vervolgens daar een a4tje van nodig hebben. De angst van velen. Technologie helpt jou met het vinden van specifieke documenten. Probeer alles online te hebben op je computer. Krijg je een brief, scan hem in en sla hem zo op. Geef alle bestanden logische en relevante namen en sla ze allemaal op in een mapje op je computer. Wat deze documenten zullen zijn is voor ieder anders. Het gaat om alle documenten die relevant zijn voor je onderneming en waar belasting op vermeld staat. Wanneer de belastingdienst om een van deze documenten vraagt, kun je hem met CTRL + F zo zoeken. Dat scheelt een hoop werk. 

Bewaar alle documenten overzichtelijk 

Het gaat meestal niet over 10 documenten die je moet bewaren voor de belastingdienst. Afhankelijk van de sector moet je documenten soms wel 10 jaar bewaren. Bewaren is dan deel 1, maar je moet het dus ook weer kunnen vinden. Tuurlijk helpt de CTRL + F enorm. Maar bewaar alles ook op een logische manier voor jou. Zo houd je overzicht en zal het ook minder vervelend zijn om deze mappen te openen. Maak een map aan voor de belastingdienst, zet daar vervolgens sub mapjes in met verschillende categorieën. Dit is een optie, maar hier ben je uiteraard volledig vrij in.  

Kies een vast moment om aan je administratie te werken 

Het is verleidelijk om belastingzaken zo lang mogelijk uit te stellen. Kies daarom voor jezelf een vast moment om dit te regelen, zo kun je er niet omheen. Zo voorkom je dat je het vergeet en kost het geen extra moeite. Als je het goed bij houdt zal al dit werk zich niet opstapelen en is het een stuk minder erg om te doen. Maar mocht je echt allergisch zijn voor de belastingdienst, dan kun je het uiteraard ook aan administratiekantoor Groningen maar ook voor belastingadvies Groningen.