De salarisadministratie is een maandelijks terugkerende taak die zeer secuur moet gebeuren en daarom veel tijd in beslag kan nemen. Door de juiste loonadministratie software te gebruiken, die is uitgerust met handige tools, kun je zowel tijd als kosten besparen. In dit artikel vertellen we hoe je zelf de juiste software uitkiest.
Tijd besparen door te automatiseren
Wanneer je de loonadministratie handmatig verwerkt, is het proces gevoelig voor fouten en kan het veel tijd in beslag nemen. Je kunt het jezelf een stuk makkelijker maken door dit werkproces te automatiseren en digitaliseren.
Wanneer je loonadministratie software aanschaft, krijg je de mogelijkheid om slimmer en sneller mutaties te verwerken, berekeningen te maken van bruto naar netto-loon en kun je snel de loonstrookkosten inzien. Doordat het verwerken wordt geautomatiseerd, krijg jij een controlerende rol waarbij je volledig inzicht in de gegevens hebt.
Maak werknemers verantwoordelijk voor delen van het proces
“Kan ik een kopie van mijn loonstrook ontvangen?”
“Ik ben verhuisd en wil een adreswijziging doorgeven”
“Ik wil verlof aanvragen”
Als HR-medewerker komen deze vragen je vast bekend voor, wellicht hoor je ze zelfs wekelijks. Om je hierin te ondersteunen en kostbare tijd te besparen, ga je op zoek naar een pakket met MSS en ESS software. MSS – Management Self Service – en ESS – Employee Self Service – geeft jouw werknemers de mogelijkheid om zelf belangrijke HR-taken te regelen. Denk bijvoorbeeld aan een werknemersportaal waar ze zelf iedere maand hun loonstrook kunnen downloaden of waar ze de urenregistratie en verlofregistratie direct kunnen raadplegen en aanvragen. Een leidinggevende kan de aanvraag goedkeuren of management rapportages exporteren, zonder dat er tussenkomst van een HR-medewerker nodig is.
Sneller rekenen met handige tools
Ga je zelf overuren, vakantiegeld of gratificaties berekenen, dan kan dat soms erg ingewikkeld zijn. Hoe fijn is het dan als je een systeem hebt dat je helpt door middel van automatische berekeningen, die direct gekoppeld worden aan de personeelsgegevens in het systeem?
Een andere handige tool, waar niet alle softwarepakketten standaard over beschikken, is het aanmaken van een proforma loonstrook. Denk je er bijvoorbeeld over na om nieuwe werknemers aan te nemen of wil je graag weten hoe toekomstige beslissingen effect hebben op de loonkosten binnen de organisatie? Dan is een proforma omgeving een waardevolle tool, waarbij je kosteloos een digitale proforma loonstrook of preview gepresenteerd krijgt.
Koppel met andere systemen
De invoer en gegevens van de salarisadministratie hangen samen met een heleboel andere processen, zoals urenregistratie, ziekteregistratie, maar ook het daadwerkelijk uitbetalen van de salarissen. De juiste koppelingen tussen modules of andere software pakketten zorgen ervoor dat gegevens een-op-een worden geïmporteerd zodat deze niet handmatig en dubbel ingevoerd hoeven te worden. Door een financieel pakket te koppelen aan je bestaande HRM software kun je snel en eenvoudig bedragen overboeken zonder kostbare tijd te verliezen. De loonadministratie software van BCS biedt zelfs de mogelijkheid om het gehele proces automatisch op een datum naar keuze te laten plaatsvinden.
