Het is tegenwoordig zo dat de bezoekersregistratie een belangrijk onderdeel van zakelijke evenementen is geworden. Er worden dan ook allerlei eisen aan gesteld en dit maakt het steeds complexer. Daarom wil je er misschien liever niet mee bezig zijn. Dat neemt niet weg dat het wel belangrijk is. In dit artikel leren we je waarom en hoe je dit gemakkelijk aanpakt met een bezoekersregistratie systeem.
Wat kan je ermee?
Het is goed om te weten wat je allemaal met dit systeem kan. Zo kan je een limiet aan het aantal bezoekers stellen. Ook kan je speciale wensen van bezoekers voor parkeerplaatsen, dieet of overnachtingen en andere zaken direct meenemen. Je kan bezoekers indelen in groepen en speciale wensen toevoegen. Je kan ook de mate van toegang tot bijvoorbeeld ruimtes of workshops vastleggen. Ook kan je specifieke informatie per bezoeker doorsturen. Zoals ook een eigen landingspagina en andere documenten te maken zijn in je huisstijl. Daarnaast is het fijn wanneer je ermee kan werken zoals jij dat fijn vindt, of zoals passend is bij jouw zakelijke evenement.
Het juiste programma kiezen
Wanneer je al deze zaken goed op orde wilt hebben, dan is het wel belangrijk om de juiste software te kiezen. Daar kan je de e-mails, webformulieren, QR-codes en facturatie allemaal in verzorgen. Het is wel heel fijn om er zeker van te zijn dat de registratie op één plek volledig te organiseren is. Je kan zeker zijn dat je kan voldoen aan de wensen van je bezoekers op deze manier. Het is ook nog eens zo dat je daardoor veel professioneler overkomt. Je kan beter een speciaal ontwikkeld systeem gebruiken dan een eigen systeem. Bovendien kan je dan aan de eisen van AVG voldoen. Dit is natuurlijk ook verplicht met het oog op de privacywet. Ook op congressen, open dagen en netwerkevenement is dit allemaal van belang.
De voor- en nadelen
Het heeft voor- en nadelen om deze systemen te gebruiken. Dat je efficiënt bent en kosten bespaart is natuurlijk een voordeel. Wanneer mensen al geregistreerd staan, dan kan je dat gemakkelijk gebruiken als een overzicht. Daar kan je dan bijvoorbeeld het inhuren van personeel en catering op afstemmen. Daarnaast is het eenvoudig om herinneringen te sturen aan iedereen die zich als deelnemer heeft aangemeld. Zo kan je dus kort voor het evenement een definitief overzicht van de deelnemers krijgen. Dit is minstens zo belangrijk voor de organisatie.
